Wat moet u als werkgever doen om te voldoen aan de identificatieplicht?

Iedereen moet zich kunnen identificeren met een geldig identiteitsbewijs, ook op de werkplek. Als werkgever bent u verplicht de identiteit van uw werknemers te controleren. U controleert voor aanvang van het dienstverband het originele identiteitsbewijs en bewaart een kopie ervan in uw administratie. Als het identiteitsbewijs van een werknemer verloopt tijdens zijn dienstverband, hoeft u geen nieuwe kopie te maken.

Identificatieplicht werkgever

Voor u als werkgever bestaat de identificatieplicht uit 3 onderdelen:

  • Verificatieplicht

    Dit betekent dat u het identiteitsbewijs van werknemers bij indiensttreding moet controleren op echtheidskenmerken en geldigheid.

  • Bewaarplicht

    Dit houdt in dat u zelf een kopie maakt van het identiteitsbewijs van alle werknemers die u in dienst neemt en deze bewaart.

  • Zorgplicht

    Dit betekent dat u uw werknemers bij controle in de gelegenheid moet stellen aan hun identificatieplicht te voldoen. U moet uw werknemers erop wijzen dat zij ook tijdens het werk een geldig identiteitsbewijs bij zich moeten dragen. Dit geldt voor mensen die rechtstreeks bij u in dienst zijn, maar ook voor ingehuurde arbeidskrachten.

Verificatieplicht geldig identiteitsbewijs

Bij indiensttreding van een nieuwe werknemer bent u verplicht naar een geldig identiteitsbewijs te vragen. De werknemer is verplicht het originele document te tonen. Dit kan bijvoorbeeld een paspoort zijn, een identiteitskaart of vreemdelingendocument.

Bij het controleren van identiteitsbewijzen moet u letten op:

  • de pasfoto: komt deze overeen met de persoon die voor u staat?
  • kenmerken: kloppen de genoemde fysieke kenmerken zoals lengte en leeftijd?
  • handtekening: laat de medewerker ter controle zichtbaar een handtekening zetten;
  • nationaliteit: is de nationaliteit vermeld? De identificatieplicht geldt ook voor buitenlandse werknemers;
  • geldigheid van het document: is de vervaldatum nog niet verstreken?

Op een rijbewijs en op een verklaring van de Belastingdienst met sofinummer /burgerservicenummer staat geen nationaliteit vermeld. Daarom zijn dit geen geldige identiteitsbewijzen voor de verificatieplicht.

Bewaarplicht identiteitsbewijs

U moet een duidelijke kopie maken van het identiteitsbewijs, zodat duidelijk is om welk document het gaat. Ook moeten het documentnummer, de pasfoto en het burgerservicenummer (BSN) goed zichtbaar zijn. U bewaart deze kopie in uw administratie zodat u bij eventuele controles, bijvoorbeeld door de Inspectie SZW, de gevraagde inlichtingen kunt geven. U bent verplicht de kopie te bewaren tot minstens 5 jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de werkzaamheden van de betreffende werknemer zijn beëindigd. Bijvoorbeeld: als de dienstbetrekking op 1 juli 2011 is geëindigd, moet u de kopieën van het identiteitsbewijs in ieder geval bewaren tot en met 31 december 2016.

Verlopen identiteitsbewijs van werknemer

U heeft een kopie van het identiteitsbewijs gemaakt toen deze geldig was. Als het identiteitsbewijs van een werknemer tijdens zijn dienstverband verloopt, hoeft u deze niet te vervangen.